7. Odliczenie kosztów uzyskania przychodu – komu się należy?

Odpowiedź na to pytanie jest prostsza niż instrukcja obsługi kalkulatora: odliczenie kosztów uzyskania przychodu (KUP) należy się każdemu, kto osiąga dochód i ponosi związane z tym wydatki. Brzmi banalnie? Cóż, w praktyce bywa zabawniej – zwłaszcza gdy urząd skarbowy zaczyna się zastanawiać, czy Twój nowy garnitur to koszt uzyskania przychodu, czy może ekstrawagancja. Ale od początku.

KUP – czyli jak odzyskać trochę kasy od fiskusa

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które ponosisz, żeby zarabiać pieniądze. Proste? Prawie. Bo polskie prawo podatkowe uwielbia komplikacje, a lista dopuszczalnych odliczeń przypomina niekiedy menu w ekskluzywnej restauracji – wszystko wygląda apetycznie, dopóki nie zobaczysz cen.

Kto może odliczyć KUP?

• Pracownicy etatowi – tak, nawet Ty, który myślałeś, że PIT-11 to Twój jedyny kontakt z podatkami
• Zleceniobiorcy – ci szczęściarze, którzy mogą sobie odliczyć więcej niż etatowcy
• Osoby prowadzące działalność gospodarczą – dla nich KUP to jak drugie śniadanie
• Emeryci i renciści – o ile ciągle coś zarabiają

Kwoty odliczeń – czyli ile fiskus jest w stanie przełknąć

Grupa zawodowa	Podstawa odliczenia	Miesięczna kwota KUP (2024)
Pracownicy etatowi	Zryczałtowane	250 zł
Zleceniobiorcy	Zryczałtowane	300 zł
Prowadzący działalność	Rzeczywiste koszty	Bez limitu*

* Oczywiście z zastrzeżeniem, że fiskus uzna je za „uzasadnione”. A to już temat na osobną komedię.

Co można odliczyć? Lista rzeczy, które Cię zaskoczą

Oto krótka lista wydatków, które możesz wrzucić do kosztów uzyskania przychodu (o ile masz dowody i zdrowie psychiczne do walki z urzędem):

Dla pracowników i zleceniobiorców:

• Dojazdy do pracy (o ile nie masz służbowego auta)
• Książki branżowe (tak, nawet ten poradnik „Jak przetrwać w korpo”)
• Szkolenia zawodowe (nie, kurs wróżbiarstwa się nie kwalifikuje)
• Składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS lub inne)

Dla przedsiębiorców:

• Biuro (nawet to w domu – część powierzchni)
• Samochód (część kosztów, jeśli używasz go do pracy)
• Telefon i internet (o ile nie używasz ich tylko do oglądania kotów)
• Reklama (tak, nawet te Facebookowe)

Najczęstsze błędy – czyli jak nie wkurzyć urzędu skarbowego

Oto lista rzeczy, które możesz odliczyć tylko w swoich marzeniach:

• Ubrania – chyba że jesteś modelem albo chirurgiem
• Kawa w biurze – chociaż bez niej nie ma przychodu
• Prezenty dla klientów – chyba że są ściśle związane z biznesem
• Wakacje – nawet jeśli nazwiesz je „wyjazdem integracyjnym”

Jak odliczać? Instrukcja dla opornych

Proces odliczania KUP można podsumować w trzech krokach:

1. Zbierz dowody – faktury, rachunki, bilety, wszystko co popiera Twoje koszty
2. Policz rozsądnie – nie próbuj wciskać fiskusowi, że 90% Twojego życia to koszt uzyskania przychodu
3. Wypełnij PIT – odpowiednie rubryki to zwykle część 7 lub 8 w zeznaniu

Kontrowersje – czyli o co najczęściej kłócą się podatnicy z urzędem

Oto kilka sytuacji, w których możesz spodziewać się „miłej” rozmowy z urzędem skarbowym:

1. Praca zdalna

Czy prąd, internet i kawa to Twój koszt, czy pracodawcy? Odpowiedź: to zależy. Głównie od tego, jak bardzo uparty jest Twój urząd skarbowy.

2. Samochód prywatny używany do pracy

Możesz odliczyć część kosztów, ale przygotuj się na pytania typu: „A ile kilometrów przejechałeś do kościoła?”

3. Telefon służbowy

Jeśli używasz go też prywatnie, odlicz tylko część kosztów. Chyba że jesteś gotów udowadniać, że dzwonisz tylko do klientów.

Podsumowanie – czyli ile możesz realnie odzyskać

Dla typowego pracownika etatowego odliczenie KUP to zwykle kilkaset złotych rocznie. Nie jest to może majątek, ale zawsze lepsze niż kopanie się z koniem. Przedsiębiorcy mogą odzyskać znacznie więcej – pod warunkiem, że prowadzą porządną dokumentację i mają nerwy ze stali.

Pamiętaj: odliczanie kosztów to nie przywilej, a Twoje prawo. Warto z niego korzystać – nawet jeśli czasem przypomina to przeprawę przez biurokratyczne piekło.

Pro tip: Jeśli masz wątpliwości, zawsze możesz zapytać urząd skarbowego. Tylko przygotuj się na odpowiedzi, które będą bardziej zagmatwane niż instrukcja składania mebli z IKEA.