23. Jak przygotować się do kontroli skarbowej w 2024?

Kontrola skarbowa to jak wizyta u dentysty – każdy wie, że warto się na nią przygotować, ale większość i tak odkłada sprawę na ostatnią chwilę, a potem płacze w fotelu. Jeśli nie chcesz, żeby urzędnik z US poczuł się jak sadystyczny stomatolog z wiertłem, przeczytaj ten poradnik. W 2024 roku fiskus ma nowe zabawki (czytaj: przepisy), więc lepiej nie ryzykować improwizacji.

Kontrola skarbowa – co to właściwie jest i kiedy może Cię odwiedzić?

Wyobraź sobie, że ktoś przychodzi do Twojego domu, przegląda wszystkie szuflady, sprawdza, czy nie ukrywasz brudnych skarpet pod łóżkiem, a potem wystawia rachunek za bałagan. Właśnie tak mniej więcej wygląda kontrola skarbowa, tylko zamiast skarpet chodzi o faktury.

• Kontrola tradycyjna (art. 281 Ordynacji podatkowej) – urzędnik dzwoni lub pisze, że wpadnie na kawę (i przegląd dokumentacji).
• Kontrola uproszczona (art. 282) – wersja „light”, gdy sprawa jest prosta, np. brakuje jednej faktury.
• Kontrola celno-skarbowa – specjalne życzenia dla handlowców i importerów.

Typowe powody wizyty fiskusa:

• Twoja deklaracja VAT wygląda jak abstrakcyjne dzieło sztuki
• Masz więcej odliczeń niż przeciętny obywatel zarabia w roku
• Ktoś Cię „wsypał” (np. były pracownik lub „życzliwy” konkurent)
• Trafiłeś na zwykłą, losową kontrolę (pech jak w totolotka)

Krok 1: Nie panikuj (ale się pospiesz)

Dostajesz pismo z US? Nie wkładaj głowy w piasek jak struś. Masz zwykle 7 dni na przygotowanie dokumentów. Co robić:

Co sprawdzić?	Jak to zrobić?
Zakres kontroli	Przeczytaj dokładnie pismo – jakie okresy i podatki będą sprawdzane
Uprawnienia kontrolujących	Poproś o legitymacje i upoważnienie (nie każdy „pan w garniturze” to urzędnik)
Termin	Zapisz datę kontroli w kalendarzu (to nie jest dobry dzień na „home office”)

Krok 2: Zrób przegląd dokumentów jak profesjonalny paranoik

W 2024 roku fiskus szczególnie lubi sprawdzać:

1. Faktury – ulubione zabawki skarbówki

• Wystawione – czy wszystkie są w systemie i mają poprawne NIPy kontrahentów?
• Otrzymane – czy na pewno nie ma wśród nich od „firmy”, która istnieje tylko w wyobraźni?
• Korekty – czy przypadkiem nie poprawiałeś faktur magicznym długopisem po czasie?

2. Dowody zakupu – bo „zginęła” paragon to ulubiona wymówka

Nowość w 2024: fiskus może sprawdzać nawet drobne zakupy firmowe. Jeśli odliczasz 50% kosztów kawy, lepiej miej dowody.

3. Ewidencje VAT – czyli cyfrowe wersje Twojego życia

Od 2024 obowiązkowy jest JPK_V7M (dla miesięcznych) i JPK_V7K (dla kwartalnych). Jeśli Twój system tego nie obsługuje – czas na aktualizację.

Krok 3: Przygotuj miejsce na kontrolę (i nerwy)

Urzędnik nie może przeszukiwać Twojego biura jak policja, ale warto przygotować:

• Wydzielone stanowisko – stół, krzesło, dostęp do toalety (nawet fiskus to człowiek)
• Ksero/drukarkę – będą chcieli kopie dokumentów
• Listę osób upoważnionych do kontaktu – żeby kasjerka nie musiała odpowiadać na pytania o VAT

Krok 4: Naucz się tych 3 magicznych zwrotów

Podczas kontroli lepiej nie mówić wszystkiego, co przyjdzie do głowy. Oto zdania, które warto zapamiętać:

1. „Potrzebuję czasu na konsultację z doradcą podatkowym” – daje oddech
2. „Czy mógłbym prosić o podstawę prawną tego żądania?” – czasem urzędnicy sięgają poza swoje uprawnienia
3. „Zrobię to niezwłocznie” – ulubione słowo fiskusa, znaczy „już się tym zajmuję”

Krok 5: Po kontroli – nie odpuszczaj czujności

Dostałeś protokół? To nie koniec:

• Sprawdź dokładnie wszystkie zapisy – jeśli się nie zgadzasz, masz 14 dni na uwagi
• Przygotuj się na decyzję – US ma do 3 miesięcy na jej wydanie (chyba że sprawa jest „skomplikowana” – wtedy może się przeciągnąć)
• Rozważ odwołanie – jeśli decyzja jest niekorzystna, masz 14 dni na wniesienie sprzeciwu

Czego absolutnie NIE robić podczas kontroli?

Żeby nie skończyć jak bohaterowie seriali kryminalnych:

• ❌ Nie niszcz dokumentów – to przestępstwo z art. 233 kk (do 3 lat więzienia)
• ❌ Nie udawaj, że nie mówisz po polsku – chyba że naprawdę nie mówisz
• ❌ Nie proponuj łapówki – to gorsze niż zaproszenie urzędnika na wesele siostry
• ❌ Nie ignoruj wezwania – nie stawienie się to jak czerwona płachta na byka

Podsumowanie: Checklista przed kontrolą w 2024

Dla tych, którzy wolą konkretne punkty niż długie wywody:

1. ✅ Sprawdź kompletność dokumentacji za wskazany okres
2. ✅ Przygotuj ewidencje w formie JPK (nowy format od 2024!)
3. ✅ Zweryfikuj NIPy kontrahentów (możesz sprawdzić w CEIDG lub KRS)
4. ✅ Przygotuj stanowisko pracy dla kontrolera
5. ✅ Wyznacz osobę do kontaktu z urzędnikami
6. ✅ Przypomnij pracownikom podstawowe zasady (np. „nie mów więcej niż trzeba”)
7. ✅ Zapoznaj się z aktualnymi przepisami na 2024 rok

Pamiętaj: najlepsze przygotowanie do kontroli to… brak powodów do kontroli. Ale skoro już musisz przez to przejść, potraktuj to jak wizytę u dentysty – im lepiej się przygotujesz, tym mniej będzie bolało.